Championnat du Monde ITU 2010
Budapest, Hongrie
8-12 septembre, 2010

Documentation
Tous les passagers doivent être munis d’un passeport valable pour le voyage international. Le nom sur le passeport doit correspondre exactement au nom inscrit sur le billet d’avion. Veuillez vous assurer que la date d’échéance indiquée sur votre passeport est au moins 6 mois après la date où vous aurez complété le voyage international. Remarque : un visa n’est pas nécessaire si vous êtes un(e) citoyen(ne) canadien(ne).

Vols
Nous n’avons pas de tarif de groupe pour ces compétitions. Si vous voulez que Heartland Travel se charge de vos réservations de vol, prière de nous préciser les dates préférées, et nous vous transmettrons les horaires et les tarifs.  Vous pouvez indiquer ce choix sur la fiche de demande de réservation qui se trouve ci-après.

Veuillez prendre note que les passagers peuvent transporter des liquides, des gels et des aérosols au-delà des contrôles de sécurité aux aéroports canadiens, pourvu que lesdits articles soient contenus dans un format de 100ml ou moins, et que lesdits produits s’insèrent sans problème dans un sac en plastique clair, fermé et réouvrable dont la capacité ne dépasse pas 1 litre (1 quart). Chaque passager a droit à un tel sac.

Infos générales sur le vol
Tout numéro de compte grand voyageur doit correspondre au nom de la personne qui voyage. C’est la seule personne qui a droit de se faire créditer les points; le compte d’une autre personne n’est pas admissible. Au moment de l’enregistrement à l’aéroport, veuillez vérifier que la ligne aérienne a bien reçu votre numéro de compte. Les points grand voyageur ne peuvent pas être échangés contre un tarif de groupe.

Transporter un vélo avec Air Canada
Cliquez sur les liens suivants pour en apprendre plus sur les détails les plus récents à propos des bagages et du transport des vélos.

Infos sur les bagages Air Canada

Infos sur les vélos Air Canada

Pour tous les détails et pour toute autre question, veuillez téléphoner à Air Canada au 1-888-247-2262

Correspondances

De la documentation sur les correspondances sera fournie à tous les athlètes qui se seront enregistrés avec nous, après le traitement du dernier versement de frais.

Hébergement

Ho(s)tel Rila - 2 étoiles

Récemment remis à neuf, l’Hôtel & Auberge Rila si situe dans Budapest, dans un espace vert paisible, à proximité de l’autoroute vers l’aéroport, et à 3 arrêts de métro (M3 – ligne bleue) du centre-ville. L’emplacement commode de l’hôtel/auberge attire une clientèle de touristes et de gens d’affaires. L’Hôtel-Auberge Rila sert aussi de milieu idéal pour les conférences et les ateliers professionnels. Le beau restaurant de l’hôtel-auberge, décoré de sculptures en bois, propos des plats hongrois et internationaux, ainsi que le petit-déjeuner (inclus dans le tarif).

Services de l’hôtel : réception 24h sur 24, pas de couvre-feu, accès libre toute la nuit, coffre-fort, salle de bagages, entrepôt vélos, informations touristiques, plan de Budapest, carte téléphonique, carte Budapest, téléphone public, télécopieur, cartes postales et timbres-poste, réservations de tournées en bus/en bateau/à pied et autres programmes, service de taxi, navette aéroport, appels de réveil, ascenseur, buanderie, lits et sièges de bébé,  les animaux de compagnie sont les bienvenus, navette gratuite à partir de la gare ferroviaire Keleti.

Caractéristiques de chambre : douche et toilette dans chaque chambre, literie, serviettes, savon, téléphone, réveille-matin, sèche-cheveux.

Remarque : notre groupe de chambres se trouve dans la partie «hôtel» de l’Ho(s)tel Rila.

Nous avons un nombre limité de chambres. Les configurations sont comme suit :

Chambre individuelle – 1 lit pour 1 personne
Chambre double – 2 lits pour 1 personne
Triple – 3 lits pour 1 personne
Quadruple - 4 lits pour 1 personne

Cliquez ici pour voir des photos de l’Hôtel Rila

Cliquez ici pour des plans de la ville

Tarifs d’hébergement

Le forfait d’hôtel est indiqué par personne, par nuit, et inclut toutes les taxes et le petit déjeuner. Les montants sont en dollars CAD.

Remarque : le forfait hôtel est sous réserve de variation mineure en raison des changements de conversion des devises

Renseignements sur les forfaits assurance en option
Il est fort recommandé de vous procurer une assurance. Veuillez prendre note que, dans le passé, des compétiteurs ont refusé l’assurance et ont dû annuler leur voyage par la suite, à cause d’un accident ou autres circonstances imprévues. Des pénalités d’annulation de vol et d’hôtel ont été imposées et les personnes en question ont perdu pas mal d’argent. Considérez les options d’assurance qui vous sont proposées et prenez votre décision en conséquence.

Veuillez noter que, de règle générale, la protection offerte sur les bagages et les affaires personnelles ne suffirait pas pour couvrir la valeur de votre vélo.  L’assurance offerte dans le présent n’est pas conçue pour couvrir les articles de valeur, dont vélos, appareils photos, bijoux, etc. Ces articles devraient faire l’objet d’une police d’assurance séparée, normalement celle de votre assurance habitation. Parlez avec votre agent d’assurance pour avoir les détails précis sur les limites et les exclusions de votre police.

Si vous divisez le coût de l’assurance par le nombre de jours de votre voyage, vous verrez que c’est une solution économique, une qui vous procure une certaine tranquillité d’esprit.

Heartland Travel offre deux forfaits d’assurance voyage :

Assurance voyage RBC
Assurance voyage Travel Guard

L’assurance est une question TRÈS importante : pour une explication générale et des exemples de types de couverture et forfaits, cliquez ici. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter Heartland Travel.

Infos sur l’assurance RBC

1) Forfait de luxe

Cette assurance vous couvre pour les urgences médicales encourues en dehors du Canada;  cette assurance vous couvre également pour les pénalités d’annulation éventuelles applicables dans le cas où vous auriez réservé et payé votre voyage puis vous vous trouveriez dans l’impossibilité de compléter le voyage à cause d’un problème médical inattendu. Le mot clé est «inattendu». Cette assurance ne vous couvre pas pour les situations médicales existantes, ni dans le cas où vous changeriez d’avis et décideriez de ne pas aller. En plus, cette assurance vous couvrirait si quelqu’un dans votre famille immédiate tombait malade, en raison de problèmes médicaux inattendus, et que cela vous prévienne de voyager. Les dispositions de cette assurance se trouvent dans la police RBC : dans le cas d’une déclaration de sinistre, Assurance RBC demanderait in certificat médical pour appuyer la déclaration.

Le forfait de luxe couvre les éléments suivants :

    * Annulation et interruption de voyage

    * Allocation de subsistance de jusqu’à 3 500,00$ à la destination si vous vous trouvez dans l’impossibilité de rentrer conformément aux dispositions de voyage originales

    * Couverture de soins d’hôpital et de santé, sans limite

    * Assurance contre un accident d’aviation, jusqu’à 100 000$

    * Assurance accident de voyage, jusqu’à 50 000$

    * Assurance bagages et affaires personnelles, jusqu’à 1 000$ (sous réserve d’une valeur maximale de 500,00$ sur un seul article ou ensemble d’articles), et de délais bagages de jusqu’à 400,00$

2) Forfait assurance non médicale

Cette option vise les personnes qui ont déjà une couverture médicale en dehors du Canada. L’assurance couvre tous les éléments indiqués dans le forfait de luxe susmentionné, à l’exclusion des frais d’hôpital et de soins de santé.

Exemple des frais

*Forfaits assurance de luxe

La couverture est de 5-9 jours, basé sur hébergement seulement, forfait chambre à deux personnes

*Forfaits assurance non médicale

La couverture est de 5-9 jours, basé sur hébergement seulement, forfait chambre à deux personnes

*Veuillez nous contacter pour un forfait personnalisé en fonction de vos besoins et de votre voyage; l’assurance est une question très importante.

L’assurance d’annulation et d’interruption et l’assurance médicale sont aussi disponibles en forfait séparé; veuillez nous contacter pour savoir le tarif exact.

Notez que les forfaits varient en fonction des frais de vol, de votre âge et du nombre de jours de votre voyage. Les dispositions sont celles des polices d’assurance RBC. Certaines exclusions pourraient s’appliquer en ce qui a trait aux conditions médicales préexistantes.

Assurance Travel Guard

Forfait Or tous risques de luxe
Ce forfait de luxe est pour les voyageurs de 74 ans et moins. Ce forfait propose une couverture complète pour protéger votre investissement avant votre départ et pour défrayer les dépenses imprévues durant le voyage. Vous êtes couvert contre :

    * Annulation ou interruption ou délais de voyage (jusqu’au montant indiqué dans la police)

    * Accident, maladie et soins d’urgence (0-59 ans sans seuil de couverture; 60+ jusqu’à 10 millions de dollars)

    * Décès et mutilation accidentels (au vol – 100 000$, non-vol – 50 000$)

    * Bagages perdus, volés ou arrivés à destination en retard (perte/dommages – 1000$, retard – 400$)

    * Assistance médicale d’urgence 24 h sur 24

Ce forfait de luxe offre  les avantages suivants, parmi les meilleurs dans l’industrie:

    * Changement d’avis – couvre les pénalités d’annulation, jusqu’à 400$ par personne, si pour toute raison non couverte, vous décidez de ne pas voyager après avoir payé en entier le voyage

    * Aide en direct – Aide 24 sur 24, 7 sur 7, pour changer les réservations de vol et d’hôtel et pour résoudre presque tout problème d’urgence ayant trait à votre voyage

    * Service de conciergerie – Nous ferons des réservations de restaurant, de parties de golf, de soirées théâtre, musique ou sports

    * BagTrak – Notre système de pointe assure la livraison directe de bagages écartés

    * Vous avez aussi l’option de personnaliser la police pour développer les bénéfices et/ou ajouter une protection supplémentaire de croisière, ou de vacances golf, ski, tournée ou affaires

Veuillez consulter le contrat d’assurance voyage pour savoir tous les détails sur les bénéfices, les dispositions, les limitations et les exclusions.

Forfait Or de luxe annulation/interruption

Ce forfait de luxe non médical est pour les voyageurs de moins de 85 ans. Ce forfait propose une couverture complète pour protéger votre investissement avant votre départ et pour défrayer les dépenses imprévues non médicales durant le voyage. Vous êtes couvert contre :

    * Annulation ou interruption ou délais de voyage (jusqu’au montant indiqué dans la police)

    * Décès et mutilation accidentels (au vol – 100 000$, non-vol – 50 000$)

    * Bagages perdus, volés ou arrivés à destination en retard (perte/dommages – 1000$, retard – 400$)

    * Assistance médicale d’urgence 24 h sur 24

Ce forfait de luxe offre  les avantages suivants, parmi les meilleurs dans l’industrie:

    * Aide en direct – Aide 24 sur 24, 7 sur 7, pour changer les réservations de vol et d’hôtel et pour résoudre presque tout problème d’urgence ayant trait à votre voyage

    * Service de conciergerie – Nous ferons des réservations de restaurant, de parties de golf, de soirées théâtre, musique ou sports

    * BagTrak – Notre système de pointe assure la livraison directe de bagages écartés

    * Vous avez aussi l’option de personnaliser la police pour développer les bénéfices et/ou ajouter une protection supplémentaire de croisière, ou de vacances golf, ski, tournée ou affaires

Veuillez consulter le contrat d’assurance voyage pour savoir tous les détails sur les bénéfices, les dispositions, les limitations et les exclusions.

Exemple des frais

Assurance tous risques Travel Guard Or de luxe

La couverture est de 5-9 jours, basé sur hébergement seulement, forfait chambre à deux personnes

Forfait Travel Guard annulation et interruption

La couverture est de 5-9 jours, basé sur hébergement seulement, forfait chambre à deux personnes

Notez que les forfaits varient en fonction des frais de vol, de votre âge et du nombre de jours de votre voyage. Les dispositions sont celles des polices d’assurance Travel Guard. Certaines exclusions pourraient s’appliquer en ce qui a trait aux conditions médicales préexistantes.

Paiement

Pour réserver votre vol et/ou votre hôtel, il faut compléter tous les détails de la Fiche de demande de réservation, y compris les données de carte de crédit. Les fiches incomplètes ne seront pas traitées. Tous les athlètes qui réservent avec nous doivent compléter chacun une fiche de demande de réservation.

Acompte
Un acompte non remboursable de 100,00$ CAD est dû au moment de la réservation, ainsi que les frais d’assurance, si cette option est choisie. Nous ne répondrons qu’aux fiches de demande de réservation dûment et entièrement complétées pour confirmer votre demande de réservation.

Versement final

Il faut avoir payé entièrement les frais de voyage le 16 juillet 2010 au plus tard. S’il reste toujours des places après cette date, le total des frais est à verser au moment de la réservation. Le paiement des frais de vol, d’assurance, et/ou d’hébergement se fait seulement par les cartes de crédit Visa, MasterCard, ou par chèque certifié.

Changements après le 16 juillet 2010

Après la confirmation et le versement de la balance de votre réservation, tout changement apporté à la réservation, tout changement de nom, et tout changement/addition aux dispositions d’hébergement sont sous réserve de frais de changement de 50,00$ CDN. Une fois le billet émis, le forfait vol est sous réserve de frais de modification/d’annulation.

Politique d’annulation

Le forfait voyage (vol et/ou hébergement) est non-remboursable à 100%. Aucun remboursement n’est admissible sur les nuitées d’hôtel non utilisées ni sur les autres services de voyages prépayés. Une assurance (de luxe, non médicale, ou annulation/interruption) est fort recommandée.

Fiche de demande de réservation :

Pour télécharger un exemplaire en PDF de notre Fiche de demande de réservation pour le Championnat du Monde ITU, cliquez ici

Si le lien vers le document PDF n’ouvre pas sur votre ordinateur, cliquez ici

Personne-ressource : Shannon ou Don
Heartland International Travel & Tours
202-3111, avenue Portage, Winnipeg, Man. R3K 0W4
Numéro sans frais en Amérique du Nord : 1-866-890-3377 Téléphone : 204-989-9630 Télécopie : 204-989-9636
Courriel : shannonc@heartlandtravel.ca ou donf@heartlandtravel.ca